E-Rechnungen empfangen: die Pflicht, die bereits gilt
In der öffentlichen Diskussion stehen 2027 und 2028. Dabei ist der erste Teil der Regelung längst in Kraft: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können — ohne Übergangsfrist und unabhängig vom Umsatz.
Warum das so oft übersehen wird: Die Übergangsregelungen des § 27 Abs. 38 UStG, über die am meisten berichtet wird, gelten ausschließlich für den Aussteller einer Rechnung. Für den Empfänger gibt es keine vergleichbare Schonfrist. Wer 2026 noch Papierrechnungen verschicken darf, muss trotzdem E-Rechnungen annehmen können.
Was die Regelung vorsieht
Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 ohne Übergangsfrist und unabhängig vom Umsatz. Die Übergangsregelungen des § 27 Abs. 38 UStG betreffen ausschließlich den Rechnungsaussteller.
„Inländische Unternehmer müssen die technischen Voraussetzungen zum Empfang einer E-Rechnung schaffen. Dies gilt auch, wenn der Rechnungsempfänger der Sonderregelung nach § 19 UStG unterliegt. Bei einem Empfang mittels E-Mail ist kein gesondertes E-Mail-Postfach nur für den Empfang von E-Rechnungen erforderlich."
UStAE Abschnitt 14.1 Abs. 5 i. d. F. des BMF-Schreibens vom 15.10.2025
Was technisch genügt
Die Anforderung ist niedriger, als viele annehmen. Ein E-Mail-Postfach, das Anhänge entgegennimmt, erfüllt sie bereits. Ein gesondertes Postfach nur für E-Rechnungen ist ausdrücklich nicht erforderlich. Damit ist der Empfang selbst für Betriebe ohne Buchhaltungssoftware ohne Investition machbar.
Praktisch gehören drei Schritte dazu:
- Annehmen. Ein erreichbares Postfach, dessen Adresse den Geschäftspartnern bekannt ist.
- Lesen. Eine XRechnung ist eine XML-Datei und im Browser kaum lesbar. Ein Viewer stellt sie als Rechnung dar.
- Aufbewahren. Der strukturierte Teil ist unversehrt in seiner ursprünglichen Form aufzubewahren — acht Jahre nach § 14b Abs. 1 UStG. Ein Ausdruck genügt dafür nicht.
Was passiert, wenn Sie nicht empfangen können
Die Folge trägt der Empfänger: Ist ein Unternehmer technisch nicht in der Lage, eine E-Rechnung zu empfangen, oder verweigert er die Annahme, hat er kein Anrecht auf eine alternative Ausstellung einer sonstigen Rechnung. Die Pflichten des Ausstellers gelten als erfüllt, wenn er sich nachweislich um die Übermittlung bemüht hat.
Im Klartext beschreibt die Regelung damit eine Beweislastverschiebung: Der Aussteller ist aus seinen Pflichten heraus, sobald er die E-Rechnung nachweislich versendet hat. Ob der Empfänger sie öffnen konnte, ändert daran nichts. Ein fehlender Beleg im eigenen Haus ist damit ein Problem des Empfängers — mit möglichen Folgen für den Vorsteuerabzug, den die Finanzverwaltung an eine ordnungsmäßige Rechnung knüpft.
Kostenlose Werkzeuge zum Lesen und Prüfen
Zum reinen Öffnen und Kontrollieren eingehender E-Rechnungen braucht es keine kostenpflichtige Software. Diese Werkzeuge decken das ab:
| Werkzeug | Wofür |
|---|---|
| Quba-Viewer | Offline-Viewer für XRechnung und ZUGFeRD/Factur-X, für Windows, macOS und Linux. Beantwortet die häufigste Frage nach dem 01.01.2025: «Ich habe eine XML-Rechnung bekommen — wie lese ich sie?» |
| KoSIT-Validator | Prüfwerkzeug der Koordinierungsstelle für IT-Standards; Referenz für die Validierung von XRechnung. Verbindet sich direkt mit dem Thema Formatfehler vs. Geschäftsregelfehler aus dem BMF-Schreiben vom 15.10.2025. |
Ein Viewer ersetzt keine Ablage. Er zeigt die Rechnung an, übernimmt aber weder die revisionssichere Aufbewahrung noch die Verbuchung. Wer eingehende Rechnungen ordnen und aufbewahren will, kommt an einer Lösung mit Belegablage nicht vorbei.
Software mit geprüfter Empfangsfunktion
Bei diesen Anbietern ist an der offiziellen Preisseite bestätigt, ab welchem Tarif eingehende E-Rechnungen verarbeitet werden können:
| Anbieter | Empfang ab Tarif | Preis |
|---|---|---|
| sevdesk | Buchhaltung | 0 € / ab 11,90 €/Monat |
| Lexware Office | S | ab 7,90 €/Monat (netto) |
| Papierkram | Free | 0 € / ab 12,90 €/Monat |
| FastBill | Solo | ab 10 €/Monat (netto) |
| BuchhaltungsButler | alle Haupttarife | Preise beim Anbieter |
Bei allen weiteren Anbietern ließ sich die Tarifstufe für den Empfang nicht eindeutig belegen; sie stehen deshalb nicht in dieser Tabelle. Die vollständige Übersicht mit allen geprüften Angaben: E-Rechnung Software im Vergleich.
Empfangen ist nicht ausstellen
Aus der Empfangspflicht folgt keine Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen. Diese beginnt gestaffelt am 1. Januar 2027 und am 1. Januar 2028, und für Kleinunternehmer nach § 19 UStG entfällt sie dauerhaft. Was für Sie konkret gilt, klärt der Pflicht-Check in vier Fragen.
Häufige Fragen
Seit wann müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können?
Seit dem 1. Januar 2025. Für diese Pflicht gibt es keine Übergangsfrist und keine Umsatzgrenze. Die Übergangsregelungen des § 27 Abs. 38 UStG betreffen ausschließlich den Rechnungsaussteller.
Reicht ein normales E-Mail-Postfach?
Ja. Nach dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass ist bei einem Empfang mittels E-Mail kein gesondertes Postfach nur für E-Rechnungen erforderlich. Lesen und aufbewahren muss man die Datei allerdings können.
Was passiert, wenn ich keine E-Rechnung empfangen kann?
Wer technisch nicht empfangen kann oder die Annahme verweigert, hat keinen Anspruch darauf, stattdessen eine Rechnung in anderer Form zu erhalten. Die umsatzsteuerlichen Pflichten des Ausstellers gelten als erfüllt, wenn er sich nachweislich um die Übermittlung bemüht hat — etwa anhand eines Sendeprotokolls.
Gilt die Empfangspflicht auch für Kleinunternehmer?
Ja. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 stellt ausdrücklich klar, dass die Pflicht auch dann gilt, wenn der Rechnungsempfänger der Sonderregelung nach § 19 UStG unterliegt. Die Befreiung der Kleinunternehmer betrifft nur das Ausstellen.
Wie öffne ich eine XRechnung?
Eine XRechnung ist eine XML-Datei. Zum Lesen genügt ein Viewer; der Quba-Viewer ist quelloffen, kostenlos und läuft offline unter Windows, macOS und Linux. Zum Prüfen auf Formatfehler dient ein Validator.
Muss ich eingehende E-Rechnungen besonders archivieren?
Der strukturierte Teil ist unversehrt in seiner ursprünglichen Form aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beträgt acht Jahre (§ 14b Abs. 1 UStG). Ein Ausdruck oder eine PDF-Ansicht ersetzt die Aufbewahrung der Originaldatei nicht.