E-Rechnungspflicht: was gilt, ab wann und für wen
Die verpflichtende E-Rechnung im inländischen B2B-Bereich läuft seit dem 1. Januar 2025 — allerdings in zwei Schritten, die regelmäßig verwechselt werden. Diese Seite trennt sie und belegt jede Angabe an der Primärquelle.
Zwei Pflichten, zwei Zeitpläne. Das Empfangen von E-Rechnungen ist seit dem 1. Januar 2025 Pflicht — für alle, ohne Übergangsfrist, unabhängig vom Umsatz. Das Ausstellen wird erst ab 1. Januar 2027 bzw. 1. Januar 2028 verpflichtend.
Was eine E-Rechnung ist — und was nicht
Eine E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Normenreihe EN 16931 ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Der Versandweg allein macht daraus keine E-Rechnung.
Was KEINE E-Rechnung ist:
- Eine als PDF per E-Mail versandte Rechnung ohne strukturierten Datensatz
- Ein eingescanntes Papierdokument
- Ein Bild oder eine Textdatei ohne maschinenlesbares XML
Entscheidend ist das strukturierte, maschinenlesbare Format nach EN 16931, nicht der elektronische Versandweg. Eine Datei, die wegen Formatfehlern die Anforderungen nicht erfüllt, ist umsatzsteuerlich eine «sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format».
Zulässige Formate
| Format | Einordnung |
|---|---|
| EN 16931 | Europäische Normenreihe, die den Rahmen vorgibt. Die Verwendung strukturierter Formate, die ihr entsprechen, ist immer zulässig. |
| XRechnung | Rein strukturiertes XML-Format, entspricht der EN 16931 und den Anforderungen des § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 1 UStG. Neben dem Kern-Datenmodell existiert eine konforme Erweiterung (Extension XRechnung). |
| ZUGFeRD ab Version 2.0.1 | Hybridformat aus PDF/A-3 und eingebettetem XML. |
| Vereinbarte Formate (z. B. EDIFACT) | Zwischen den Parteien vereinbarte Formate sind zulässig, wenn sie die richtige und vollständige Extraktion der umsatzsteuerlichen Pflichtangaben in ein Format nach EN 16931 ermöglichen (§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG). Nicht konforme EDI-Verfahren sind noch bis zum 31.12.2027 zulässig. |
„Beispielsweise das hybride Format ZUGFeRD ab der Version 2.0.1 – ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL – beruht auf der Normenreihe EN 16931 und fällt somit unter die zulässigen E-Rechnungs-Formate."
UStAE Abschnitt 14.1 Abs. 14 i. d. F. des BMF-Schreibens vom 15.10.2025
Die Empfangspflicht: seit dem 1. Januar 2025 in Kraft
Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 ohne Übergangsfrist und unabhängig vom Umsatz. Die Übergangsregelungen des § 27 Abs. 38 UStG betreffen ausschließlich den Rechnungsaussteller.
„Inländische Unternehmer müssen die technischen Voraussetzungen zum Empfang einer E-Rechnung schaffen. Dies gilt auch, wenn der Rechnungsempfänger der Sonderregelung nach § 19 UStG unterliegt. Bei einem Empfang mittels E-Mail ist kein gesondertes E-Mail-Postfach nur für den Empfang von E-Rechnungen erforderlich."
UStAE Abschnitt 14.1 Abs. 5 i. d. F. des BMF-Schreibens vom 15.10.2025
Technisch genügt ein E-Mail-Postfach; ein gesondertes Postfach nur für E-Rechnungen ist nicht erforderlich. Was gilt, wenn ein Unternehmen nicht empfangen kann, steht im Detail unter E-Rechnungen empfangen.
Die Ausstellungspflicht: 2027 und 2028
Die Staffelung ergibt sich aus § 27 Abs. 38 UStG. Bis zum jeweiligen Stichtag greift eine Übergangsregelung, während der weiterhin auf Papier oder — mit Zustimmung des Empfängers — in einem anderen elektronischen Format abgerechnet werden darf.
Stufe 1: Umsatz über 800.000 €
Rechnungsaussteller mit einem Gesamtumsatz von mehr als 800.000 € im vorangegangenen Kalenderjahr. Pflicht ab dem 1. Januar 2027.
Übergangsregelung bis 31. Dezember 2026: Bis zum 31.12.2026 dürfen alle Aussteller weiterhin Papierrechnungen verwenden; ein nicht konformes elektronisches Format nur mit Zustimmung des Empfängers (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG).
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr — nicht der Umsatz des Empfängers und nicht der Wert der einzelnen Rechnung. Für den Stichtag 01.01.2027 ist somit der Umsatz des Kalenderjahres 2026 maßgeblich.
Stufe 2: Alle übrigen Unternehmen
Alle übrigen Rechnungsaussteller, einschließlich derjenigen mit einem Gesamtumsatz bis 800.000 € im vorangegangenen Kalenderjahr. Pflicht ab dem 1. Januar 2028.
Übergangsregelung bis 31. Dezember 2027: Aussteller mit einem Gesamtumsatz bis 800.000 € im Vorjahr können die Übergangsregelung bis zum 31.12.2027 nutzen (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG). Ebenfalls bis zum 31.12.2027 zulässig: EDI-Verfahren nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG, die die Anforderungen an die E-Rechnung nicht erfüllen (§ 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG).
Wer von der Ausstellungspflicht ausgenommen ist
Die Ausnahmen betreffen ausschließlich die Pflicht, eine E-Rechnung auszustellen. Die Empfangspflicht bleibt in allen Fällen bestehen.
- Rechnungen an private Endverbraucher (B2C)
- Kleinbetragsrechnungen: Gesamtbetrag bis 250 € (§ 33 UStDV)
- Fahrausweise für die Beförderung von Personen (§ 34 UStDV)
- Leistungen von Kleinunternehmern im Sinne des § 19 UStG (§ 34a UStDV) — die Empfangspflicht bleibt bestehen
- Nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreie Leistungen
- Leistungen an juristische Personen, soweit sie nicht Unternehmer sind (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 UStG) — Rechnungspflicht ja, E-Rechnungspflicht nein
- Steuerpflichtige Werklieferungen und sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an Nichtunternehmer (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG)
- Fälle, in denen Aussteller oder Empfänger nicht im Inland (bzw. in den in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebieten) ansässig ist
Die vollständige Einordnung mit den jeweiligen Paragrafen steht unter Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht. Der Sonderfall der Kleinunternehmer — dauerhaft von der Ausstellung befreit, aber empfangspflichtig — ist unter E-Rechnung für Kleinunternehmer ausführlich behandelt.
Was die Regelung ausdrücklich einschließt
Ebenso häufig wie die Ausnahmen wird übersehen, was alles unter die Pflicht fällt. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 nennt unter anderem:
- Inländische B2B-Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmern
- Gutschriften (§ 14 Abs. 2 Satz 5 UStG)
- Umsätze mit Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (§ 13b UStG), wenn beide im Inland ansässig sind
- Umsätze der Durchschnittssatzbesteuerung für land- und forstwirtschaftliche Betriebe (§ 24 UStG)
- Reiseleistungen (§ 25 UStG)
- Umsätze mit Differenzbesteuerung (§ 25a UStG)
- Rechnungen an Unternehmer, die Kleinunternehmer sind oder ausschließlich steuerfreie Umsätze ausführen
- Teilweise steuerpflichtige / teilweise nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreie Leistungen — für den steuerpflichtigen Teil
- Leistungen, die aufgrund einer Option nach § 9 Abs. 1 UStG steuerpflichtig sind
Aufbewahrung: acht Jahre, nicht zehn
Rechnungsdoppel und empfangene Rechnungen (umsatzsteuerlich) sind 8 Jahre aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 UStG). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Die Verkürzung von zehn auf acht Jahre geht auf das Viertes Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV), wirksam seit 01.01.2025 zurück.
| Unterlagen | Frist |
|---|---|
| Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz und Organisationsunterlagen (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO) sowie Zollunterlagen (Nr. 4a) | 10 Jahre |
| Buchungsbelege (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 AO) — hierunter fallen Rechnungen | 8 Jahre |
| Sonstige Unterlagen (u. a. Handels- und Geschäftsbriefe) | 6 Jahre |
Häufiger Fehler in veröffentlichten Ratgebern: Weit verbreiteter Fehler in publiziertem Content: «GoBD schreibt 10 Jahre vor». Für Rechnungen als Buchungsbelege sind es seit 2025 acht Jahre (§ 147 Abs. 3 AO, § 14b Abs. 1 UStG); die zehn Jahre gelten weiter für Jahresabschlüsse, Bücher und Inventare.
Der strukturierte Teil der E-Rechnung ist unversehrt in seiner ursprünglichen Form aufzubewahren. Für die Aufbewahrung sind durch innerbetriebliche Kontrollverfahren die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit sicherzustellen.
Welches BMF-Schreiben aktuell gilt
Zur E-Rechnung existieren zwei Verwaltungsschreiben, die gemeinsam zu lesen sind. Ersetzt das Schreiben vom 15.10.2024 nicht, sondern ändert und ergänzt es in einzelnen Randnummern. Beide sind gemeinsam zu lesen.
- BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 — Erstes Verwaltungsschreiben zur obligatorischen E-Rechnung. GZ III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007, BStBl I 2024 S. 1320.
- BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 (aktuell) — Ergänzendes Schreiben: ändert das Schreiben vom 15.10.2024 in einzelnen Randnummern und passt den UStAE an. GZ III C 2 - S 7287-a/00019/007/243. Anwendungsregelung: «Die Grundsätze dieses Schreibens sind auf alle Umsätze anzuwenden, die nach dem 31. Dezember 2024 ausgeführt werden, wobei die Übergangsregelungen bis zum 31. Dezember 2027 zu beachten sind.»
Format-, Geschäftsregel- und Inhaltsfehler
Eine der praktisch wichtigsten Präzisierungen des Schreibens vom 15. Oktober 2025 betrifft fehlerhafte Dateien. Die Unterscheidung entscheidet darüber, ob überhaupt eine E-Rechnung vorliegt:
| Art des Fehlers | Einordnung | Fundstelle |
|---|---|---|
| Formatfehler | Die Rechnungsdatei entspricht nicht den zulässigen Syntaxen bzw. deren technischen Vorgaben. Folge: Es liegt keine E-Rechnung vor, sondern eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format. Prüfbar mit einer Validierungsanwendung. | BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 6a |
| Geschäftsregelfehler | Verstoß gegen die für das Format geltenden Geschäftsregeln (z. B. fehlendes Pflichtfeld «BT-10 Buyer reference» in einer XRechnung, oder ein Steuerbetrag, der rechnerisch nicht zum Steuersatz passt). Geschäftsregelfehler zu anderen als den umsatzsteuerlichen Pflichtangaben sind umsatzsteuerlich unbeachtlich. | BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 6b; UStAE Abschnitt 14.1 Abs. 11 |
| Inhaltsfehler | Verstoß gegen die Pflichtangaben der §§ 14 Abs. 4, 14a UStG. Folge: nicht ordnungsmäßige Rechnung (vgl. UStAE Abschnitt 15.2a). | BMF-Schreiben vom 15.10.2025 |
Wie sich das praktisch umsetzen lässt
Ein staatliches Portal zur Ausstellung von B2B-E-Rechnungen gibt es in Deutschland nicht. In der Praxis bleiben drei Wege:
- Über eine Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware mit E-Rechnungsfunktion — Die verbreitetste Lösung für kleine und mittlere Unternehmen. Mehrere Anbieter erzeugen E-Rechnungen bereits im kostenlosen Tarif — siehe providers.json.
- Über kostenlose Werkzeuge zur Erstellung und Prüfung von XRechnung / ZUGFeRD — Für sehr geringe Rechnungsvolumina ausreichend.
- Über ERP-Systeme oder EDI-Verfahren — EDI-Verfahren, die die Anforderungen nicht erfüllen, sind noch bis zum 31.12.2027 zulässig (§ 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG).
Häufige Fragen
Ab wann ist die E-Rechnung Pflicht?
Der Empfang ist seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmen Pflicht. Die Ausstellung folgt gestaffelt: ab 1. Januar 2027 für Rechnungsaussteller mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr, ab 1. Januar 2028 für alle übrigen.
Welcher Umsatz zählt für die 800.000-Euro-Grenze?
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr. Für den Stichtag 1. Januar 2027 ist das der Umsatz des Kalenderjahres 2026. Der Umsatz des Empfängers und der Betrag der einzelnen Rechnung spielen keine Rolle.
Darf ich in der Übergangszeit noch PDF-Rechnungen verschicken?
Papier ist während der Übergangsregelung immer zulässig. Ein PDF oder ein anderes nicht konformes elektronisches Format setzt zusätzlich die Zustimmung des Empfängers voraus (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG). Die Zustimmung ist formfrei und kann auch stillschweigend erfolgen.
Welches BMF-Schreiben gilt aktuell?
Es gelten zwei Schreiben nebeneinander: das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und das ergänzende Schreiben vom 15. Oktober 2025. Das zweite ersetzt das erste nicht, sondern ändert einzelne Randnummern und passt den Umsatzsteuer-Anwendungserlass an.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Die Pflicht betrifft Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. Rechnungen an private Endverbraucher fallen nicht darunter. Eine E-Rechnung an Privatkunden ist nur mit deren Zustimmung zulässig.
Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
Das Rechnungsdoppel ist nach § 14b Abs. 1 UStG acht Jahre aufzubewahren; die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres der Ausstellung. Auch als Buchungsbeleg gelten acht Jahre (§ 147 Abs. 3 AO). Zehn Jahre gelten weiterhin für Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse.
Was passiert, wenn ich keine E-Rechnungen empfangen kann?
Nach dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass hat ein Unternehmer, der technisch nicht empfangen kann oder die Annahme verweigert, keinen Anspruch auf eine alternative Rechnung in anderer Form. Die Pflichten des Ausstellers gelten als erfüllt, wenn er sich nachweislich um die Übermittlung bemüht hat.
Änderungen an der Regelung
Kommende Stichtage
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Ausstellungspflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im Kalenderjahr 2026. Die Übergangsregelung nach § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG endet am 31.12.2026.
Quelle: § 27 Abs. 38 UStG
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Ausstellungspflicht für alle übrigen Unternehmen
Die verlängerte Übergangsregelung für Aussteller bis 800.000 € Vorjahresumsatz endet am 31.12.2027, ebenso die Zulässigkeit nicht konformer EDI-Verfahren.
Quelle: § 27 Abs. 38 UStG
Bisherige Änderungen
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Zweites BMF-Schreiben zur obligatorischen E-Rechnung
Das BMF ergänzt und ändert das Schreiben vom 15.10.2024 und passt den Umsatzsteuer-Anwendungserlass an. Zentrale Präzisierungen: Abgrenzung von Formatfehlern, Geschäftsregelfehlern und Inhaltsfehlern; Klarstellung, dass eine Datei mit Formatfehlern umsatzsteuerlich eine sonstige Rechnung ist; ausdrückliche Bestätigung, dass die Empfangspflicht auch für Kleinunternehmer nach § 19 UStG gilt.
Quelle: BMF-Schreiben vom 15.10.2025, GZ III C 2 - S 7287-a/00019/007/243
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Zweite Änderung der GoBD
Das BMF ändert die GoBD (Schreiben vom 28.11.2019, BStBl I S. 1269) erneut. Für die Aufbewahrung von Rechnungen außerhalb umsatzsteuerlicher Zwecke ist diese Fassung maßgeblich.
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Empfangspflicht tritt in Kraft — ohne Übergangsfrist
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, unabhängig vom Umsatz und einschließlich Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach genügt; ein gesondertes Postfach ist nicht erforderlich.
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Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege auf acht Jahre verkürzt
Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz sinkt die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege — darunter Rechnungen — von zehn auf acht Jahre (§ 147 Abs. 3 AO, § 14b Abs. 1 UStG). Zehn Jahre gelten weiterhin für Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse.