E-Rechnung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG
Für Kleinunternehmer gilt eine Kombination, die in veröffentlichten Ratgebern häufig falsch wiedergegeben wird: dauerhaft befreit vom Ausstellen, aber nicht befreit vom Empfangen. Beide Punkte stehen unten mit dem wörtlichen Beleg.
Kurz gefasst. Sie müssen keine E-Rechnungen schreiben — auch nicht ab 2027 oder 2028. Sie müssen aber seit dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen Ihrer Lieferanten anzunehmen und aufzubewahren.
Befreit vom Ausstellen — und zwar dauerhaft
Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur AUSSTELLUNG einer E-Rechnung befreit. Es handelt sich nicht um eine Übergangsregelung, sondern um eine dauerhafte Ausnahme in der UStDV.
„Eine Rechnung nach Satz 1 kann abweichend von § 14 Absatz 2 Satz 2 des Gesetzes immer als sonstige Rechnung im Sinne von § 14 Absatz 1 Satz 4 des Gesetzes übermittelt werden."
§ 34a Satz 4 UStDV
Wichtig an dieser Fundstelle ist, wo sie steht: in der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, nicht in den Übergangsregelungen des § 27 Abs. 38 UStG. Daraus folgt, dass die Befreiung nicht mit dem 31. Dezember 2027 ausläuft. Wer liest, die Ausnahme gelte „bis 2028", liest eine Übergangsregelung, die für Kleinunternehmer gar nicht einschlägig ist.
Was Sie stattdessen ausstellen dürfen
Papier ist immer möglich. Ein anderes elektronisches Format (z. B. PDF) setzt die Zustimmung des Empfängers voraus; sie ist formfrei und kann konkludent erfolgen. Eine E-Rechnung darf der Kleinunternehmer ohne Zustimmung des Empfängers ausstellen.
„Rechnungen von Kleinunternehmern können immer entweder als Rechnung in Papierform oder mit Zustimmung des Empfängers in einem anderen elektronischen Format ausgestellt und übermittelt werden. Die Zustimmung bedarf dabei keiner gesonderten Form. Es muss lediglich Einvernehmen über das zu verwendende Format bestehen. Die Ausstellung und Übermittlung einer E-Rechnung ist unter den übrigen Voraussetzungen immer ohne Zustimmung des Empfängers möglich."
UStAE Abschnitt 14.7a Abs. 3 i. d. F. des BMF-Schreibens vom 15.10.2025
Nicht befreit vom Empfangen
Die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, gilt auch für Kleinunternehmer — ohne Übergangsfrist seit dem 01.01.2025.
„Dies gilt auch, wenn der Rechnungsempfänger der Sonderregelung nach § 19 UStG unterliegt."
UStAE Abschnitt 14.1 Abs. 5 Satz 2 i. d. F. des BMF-Schreibens vom 15.10.2025
Der Satz steht in der Fassung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses, die das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 eingefügt hat. Er beendet eine Diskussion, die 2025 verbreitet geführt wurde: Die Empfangspflicht kennt keine Kleinunternehmer-Ausnahme.
Der dritte Punkt, der regelmäßig verwechselt wird
Als Empfänger sind Sie kein Grund für eine Ausnahme. Ist der Kleinunternehmer der EMPFÄNGER, gilt die Ausstellungspflicht des leistenden Unternehmers unverändert: dessen Pflicht zur E-Rechnung entfällt nicht dadurch, dass der Kunde Kleinunternehmer ist.
„Sie gelten auch, wenn der Rechnungsempfänger ein Unternehmer ist, der Kleinunternehmer bzw. Land- und Forstwirt ist oder ausschließlich steuerfreie Umsätze (z. B. Vermieter einer Wohnung) ausführt."
BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 17
Die Ausnahme des § 34a UStDV betrifft Rechnungen von Kleinunternehmern. Rechnungen an Kleinunternehmer unterliegen der normalen Regelung — und genau deshalb werden Sie ab 2027 zunehmend E-Rechnungen im Posteingang haben, ohne selbst je eine ausstellen zu müssen.
Was Sie praktisch tun müssen
- Ein erreichbares E-Mail-Postfach. Ein gesondertes Postfach nur für E-Rechnungen ist nicht erforderlich.
- Eine Möglichkeit, XML-Rechnungen zu lesen. Dafür genügt ein kostenloser Viewer.
- Eine Ablage, die acht Jahre trägt. Der strukturierte Teil ist unversehrt in seiner ursprünglichen Form aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 UStG). Ein Ausdruck genügt nicht.
Was das kostet: in der Regel nichts
Für den Empfang fallen keine zwingenden Kosten an. Wer darüber hinaus selbst E-Rechnungen erstellen möchte — etwa weil ein Geschäftskunde ausdrücklich darum bittet —, findet mehrere Anbieter mit dauerhaft kostenlosem Tarif:
| Kostenloser Weg | Was er abdeckt |
|---|---|
| Accountable — Tarif «Rechnungen Free» | Unbegrenzte XRechnung und ZUGFeRD für 0 €. Aktuell das stärkste Gratis-Angebot zum Erstellen. |
| sevdesk — kostenloser Tarif | 3 E-Rechnungen pro Monat. Reicht für sehr kleine Volumina; der Empfang eingehender E-Rechnungen ist nicht enthalten. |
| easybill — Tarif «Free» | 50 Angebote, Aufträge und Rechnungen pro Monat, E-Rechnung eingeschlossen. Das großzügigste Kontingent unter den Gratis-Tarifen und interessant für Händler auf Marktplätzen. |
Die ausführliche Gegenüberstellung steht unter XRechnung kostenlos erstellen.
Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung verlassen
Die Befreiung hängt an § 19 UStG. Fällt diese Einstufung weg, gelten die allgemeinen Regeln: Ausstellungspflicht ab dem 1. Januar 2028, bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz bereits ab dem 1. Januar 2027. Ob und ab wann Sie die Kleinunternehmerregelung noch anwenden können, klärt Ihre Steuerberatung.
Häufige Fragen
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Nein. § 34a Satz 4 UStDV erlaubt es, Rechnungen über nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfreie Umsätze immer als sonstige Rechnung zu übermitteln. Das ist keine Übergangsregelung, sondern eine dauerhafte Ausnahme.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmen. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 stellt ausdrücklich klar, dass sie auch dann gilt, wenn der Rechnungsempfänger der Sonderregelung nach § 19 UStG unterliegt.
Läuft die Befreiung für Kleinunternehmer 2027 oder 2028 aus?
Nein. Sie ist nicht an die Übergangsregelungen des § 27 Abs. 38 UStG gekoppelt, sondern steht als eigenständige Ausnahme in der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung. Sie endet nicht mit einem Stichtag.
Darf ich als Kleinunternehmer freiwillig E-Rechnungen ausstellen?
Ja, und zwar ohne Zustimmung des Empfängers, sofern die übrigen Voraussetzungen vorliegen. Umgekehrt braucht ein PDF oder ein anderes nicht konformes elektronisches Format die Zustimmung des Empfängers; Papier ist immer zulässig.
Muss mein Kunde mir eine E-Rechnung schicken, wenn ich Kleinunternehmer bin?
Wenn er ausstellungspflichtig ist: ja. Dass der Empfänger Kleinunternehmer ist, befreit den Aussteller nicht. Das BMF-Schreiben nennt diesen Fall ausdrücklich. Genau deshalb greift die Empfangspflicht auch bei Kleinunternehmern.
Was kostet mich das als Kleinunternehmer?
Für den reinen Empfang genügt ein E-Mail-Postfach plus ein kostenloser Viewer. Wer zusätzlich selbst E-Rechnungen erstellen will, findet mehrere Anbieter mit dauerhaft kostenlosem Tarif — bei Accountable etwa unbegrenzte XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen im Tarif „Rechnungen Free".