XRechnung kostenlos erstellen — und wann das wirklich reicht
Für einen großen Teil der kleinen Betriebe lautet die ehrliche Antwort: 0 €. Diese Seite zeigt die geprüften kostenlosen Wege, benennt aber ebenso deutlich die Stelle, an der ein Gratis-Tarif nicht mehr trägt.
Ein Unterschied zu anderen Ländern, der die Lage hier prägt: Deutschland hat kein staatliches B2B-Portal wie das griechische Timologio. Kostenlos geht es trotzdem — über Gratis-Tarife kommerzieller Anbieter und über offene Werkzeuge zum Prüfen und Anzeigen. Die Bundesportale ZRE und OZG-RE gelten ausschließlich für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung (B2G).
Kostenlos E-Rechnungen erstellen
Diese Anbieter führen einen dauerhaft kostenlosen Tarif, in dem das Erstellen von E-Rechnungen enthalten ist. Alle Angaben stammen von der offiziellen Preisseite und wurden am 2026-08-08 geprüft.
| Anbieter | Was im kostenlosen Tarif enthalten ist |
|---|---|
| Accountable — Tarif «Rechnungen Free» | Unbegrenzte XRechnung und ZUGFeRD für 0 €. Aktuell das stärkste Gratis-Angebot zum Erstellen. |
| sevdesk — kostenloser Tarif | 3 E-Rechnungen pro Monat. Reicht für sehr kleine Volumina; der Empfang eingehender E-Rechnungen ist nicht enthalten. |
| easybill — Tarif «Free» | 50 Angebote, Aufträge und Rechnungen pro Monat, E-Rechnung eingeschlossen. Das großzügigste Kontingent unter den Gratis-Tarifen und interessant für Händler auf Marktplätzen. |
Die weitreichendste Gratis-Option
Unter den geprüften Angeboten geht Accountable am weitesten: Der Tarif „Rechnungen Free" umfasst nach Angabe der Preisseite unbegrenzte ZUGFeRD- und XRechnungen, ohne Stückzahlbegrenzung und ohne Laufzeit. Für Solo-Selbstständige und Kleinunternehmer, die nur ausstellen und dafür kein Budget aufwenden wollen, ist das derzeit die naheliegendste Wahl.
Eine Einschränkung, die dazugehört: Die Preisseite belegt den Empfang von E-Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung, PEPPOL) ausdrücklich für die kostenpflichtigen Pläne. Ob er im Free-Tarif vollständig enthalten ist, ließ sich nicht eindeutig belegen — und wird hier deshalb nicht behauptet. Wer vor allem eingehende Rechnungen verarbeiten muss, prüft diesen Punkt vor der Anmeldung.
Zu den Tarifen von Accountable ↗
Kostenlos lesen und prüfen
Eine XRechnung ist eine XML-Datei — im Browser geöffnet ist sie unlesbar. Zum Anzeigen und Kontrollieren braucht es kein kostenpflichtiges Programm:
| Werkzeug | Art | Wofür |
|---|---|---|
| Quba-Viewer | Open Source | Offline-Viewer für XRechnung und ZUGFeRD/Factur-X, für Windows, macOS und Linux. Beantwortet die häufigste Frage nach dem 01.01.2025: «Ich habe eine XML-Rechnung bekommen — wie lese ich sie?» |
| KoSIT-Validator | Open Source | Prüfwerkzeug der Koordinierungsstelle für IT-Standards; Referenz für die Validierung von XRechnung. Verbindet sich direkt mit dem Thema Formatfehler vs. Geschäftsregelfehler aus dem BMF-Schreiben vom 15.10.2025. |
| VGSD — Linksammlung kostenloser E-Rechnungs-Tools | — | Kuratierte Übersicht des Verbands der Gründer und Selbstständigen Deutschland. Als Quelle für die eigene Recherche nützlich, nicht als Empfehlung. |
Wo die Grenze verläuft
Ein kostenloser Tarif deckt das Erstellen ab. Er deckt in aller Regel nicht ab, was danach kommt. Diese fünf Punkte markieren den Übergang:
| Anlass | Warum ein Gratis-Tarif dann nicht mehr trägt |
|---|---|
| Das Kontingent reicht nicht | Drei Rechnungen im Monat sind schnell erreicht; oberhalb davon wird ein bezahlter Tarif fällig. |
| Eingehende Rechnungen sollen verbucht werden | Lesen ist nicht verarbeiten. Der Empfang samt Zuordnung liegt bei mehreren Anbietern erst in einer höheren Stufe. |
| Die Aufbewahrung muss acht Jahre tragen | Der strukturierte Teil ist unversehrt in seiner ursprünglichen Form aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 UStG). Ein Ordner auf dem Desktop ist dafür keine belastbare Lösung. |
| Die Steuerberatung braucht Zugriff | Export- und Übergabefunktionen gehören selten zum kostenlosen Umfang. |
| Mehrere Personen arbeiten damit | Gratis-Tarife sind fast durchgehend Einzelplatz-Angebote. |
Wer an einem dieser Punkte ankommt, findet die bezahlten Alternativen mit geprüften Preisen im Software-Vergleich — und die beiden meistverglichenen Lösungen direkt gegenübergestellt unter sevdesk vs. Lexware Office.
Was ein kostenloses Werkzeug nicht ändern kann
Unabhängig vom Preis gilt die formale Anforderung: Eine E-Rechnung liegt nur vor, wenn das Format der Normenreihe EN 16931 entspricht. Erfüllt eine Datei die Anforderungen wegen Formatfehlern nicht, ist sie umsatzsteuerlich eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format — mit allem, was daran hängt. Deshalb gehört ein Validator zu jedem kostenlosen Ablauf dazu.
„Die Rechnungsdatei entspricht nicht den zulässigen Syntaxen bzw. deren technischen Vorgaben. Folge: Es liegt keine E-Rechnung vor, sondern eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format. Prüfbar mit einer Validierungsanwendung."
BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 6a
Häufige Fragen
Kann man XRechnungen kostenlos erstellen?
Ja. Mehrere Anbieter führen einen dauerhaft kostenlosen Tarif, in dem E-Rechnungen enthalten sind. Bei Accountable sind XRechnung und ZUGFeRD im Tarif „Rechnungen Free" unbegrenzt, bei easybill sind 50 Dokumente pro Monat inklusive, bei sevdesk drei Rechnungen pro Monat.
Gibt es ein kostenloses Portal des Staates für XRechnungen?
Für den B2B-Bereich nicht. Die Portale ZRE und OZG-RE des Bundes gelten ausschließlich für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung. Anders als etwa Griechenland mit dem Timologio-Portal stellt die deutsche Finanzverwaltung kein zentrales Ausstellungsportal für B2B bereit.
Wie öffne ich eine XRechnung kostenlos?
Mit einem Viewer. Der Quba-Viewer ist quelloffen, kostenlos und läuft offline unter Windows, macOS und Linux. Er stellt XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien als lesbare Rechnung dar.
Wie prüfe ich, ob meine XRechnung formal korrekt ist?
Mit einem Validator. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 unterscheidet ausdrücklich zwischen Formatfehlern — dann liegt keine E-Rechnung vor — und Verstößen gegen Geschäftsregeln. Ob ein Formatfehler vorliegt, lässt sich mit einer geeigneten Validierungsanwendung überprüfen.
Wann reicht eine kostenlose Lösung nicht mehr?
Wenn das monatliche Kontingent überschritten wird, wenn eingehende E-Rechnungen nicht nur gelesen, sondern verbucht und revisionssicher abgelegt werden sollen, wenn mehrere Personen damit arbeiten oder wenn eine Übergabe an die Steuerberatung nötig ist.
Ist ein kostenloses PDF-zu-XRechnung-Werkzeug ausreichend?
Ein aus einem PDF erzeugter strukturierter Datensatz kann die Anforderungen erfüllen, wenn das Ergebnis der Normenreihe EN 16931 entspricht. Entscheidend ist nicht der Weg dorthin, sondern das Format des Ergebnisses — und dass die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben vollständig im strukturierten Teil stehen.