E-Rechnung im Verein
Für Vereine wird die Frage meist falsch gestellt. Es geht nicht darum, ob ein Verein „ein Unternehmen" ist, sondern ob und in welchem Umfang er umsatzsteuerlich unternehmerisch tätig ist. An dieser Unterscheidung hängt alles Weitere.
Der Anknüpfungspunkt der Regelung. Das BMF-Schreiben spricht von Leistungen an juristische Personen, „soweit sie Unternehmer sind". Die Gemeinnützigkeit als solche ist kein Kriterium. Ein Verein kann deshalb in einem Teilbereich unter die Regelung fallen und in einem anderen nicht.
Die vier Sphären eines Vereins
Steuerlich wird die Tätigkeit eines gemeinnützigen Vereins üblicherweise in ideellen Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb und wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb unterteilt. Für die E-Rechnung ist entscheidend, in welchen dieser Bereiche eine umsatzsteuerliche Unternehmereigenschaft besteht. Die Zuordnung im Einzelfall ist keine Frage, die sich pauschal beantworten lässt — sie gehört in die Hand der Steuerberatung des Vereins.
Was sich dagegen allgemein sagen lässt: Sobald der Verein in einem Bereich unternehmerisch tätig ist, gelten für diesen Bereich dieselben Regeln wie für jedes andere Unternehmen — mit derselben Trennung zwischen Empfang und Ausstellung.
Empfang: die niedrige Hürde, die schon gilt
Soweit der Verein Unternehmer ist, besteht die Empfangspflicht seit dem 1. Januar 2025 — ohne Übergangsfrist und unabhängig von der Höhe der Einnahmen.
„Inländische Unternehmer müssen die technischen Voraussetzungen zum Empfang einer E-Rechnung schaffen. Dies gilt auch, wenn der Rechnungsempfänger der Sonderregelung nach § 19 UStG unterliegt. Bei einem Empfang mittels E-Mail ist kein gesondertes E-Mail-Postfach nur für den Empfang von E-Rechnungen erforderlich."
UStAE Abschnitt 14.1 Abs. 5 i. d. F. des BMF-Schreibens vom 15.10.2025
In der Praxis ist das für Vereine der leicht zu erledigende Teil: Ein erreichbares E-Mail-Postfach und ein kostenloser Viewer genügen. Gerade weil Vereinsvorstände häufig ehrenamtlich und wechselnd besetzt sind, lohnt eine Postfachadresse, die an die Funktion gebunden ist und nicht an eine Person. Einzelheiten unter E-Rechnungen empfangen.
Ausstellung: gestaffelt — oder gar nicht
Eine Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, entsteht nur für Leistungen im unternehmerischen Bereich an andere inländische Unternehmer. Sie greift gestaffelt:
| Konstellation | Ausstellungspflicht |
|---|---|
| Verein wendet die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG an | dauerhaft befreit (§ 34a UStDV) |
| Unternehmerischer Umsatz bis 800.000 € im Vorjahr | ab 1. Januar 2028 |
| Unternehmerischer Umsatz über 800.000 € im Vorjahr | ab 1. Januar 2027 |
| Rechnungen an Privatpersonen und Mitglieder | nicht erfasst (B2C) |
Für die große Mehrheit der Vereine läuft das auf eine der beiden ersten Zeilen hinaus — und damit entweder auf eine dauerhafte Befreiung oder auf einen Stichtag, der noch weit entfernt ist. Der Empfang bleibt davon unberührt.
Häufige Sonderfälle im Vereinsalltag
Sponsoring und Bandenwerbung
Werbeleistungen gegenüber einem Unternehmen sind typischerweise Umsätze des wirtschaftlichen Geschäftsbetriebs. Wird darüber an einen anderen inländischen Unternehmer abgerechnet, fällt die Rechnung dem Grunde nach unter die Regelung — vorbehaltlich der Kleinbetragsgrenze von 250 € und der Kleinunternehmerregelung.
Vermietung von Räumen
Die Vermietung ist nach § 4 Nr. 12 UStG grundsätzlich steuerfrei und damit von der Ausstellungspflicht ausgenommen. Wird zur Steuerpflicht optiert (§ 9 Abs. 1 UStG), ändert sich die Einordnung.
Rechnungen an die Kommune
Für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung gelten eigene Vorgaben, die unabhängig von der B2B-Regelung bestehen und teilweise schon länger gelten. Wer regelmäßig mit einer Kommune abrechnet, klärt die dortigen Anforderungen separat.
Was ein Verein praktisch braucht
- Ein funktionsgebundenes E-Mail-Postfach für den Rechnungseingang.
- Einen kostenlosen Viewer zum Öffnen der XML-Dateien.
- Eine Ablage, die die achtjährige Aufbewahrung trägt und einen Vorstandswechsel übersteht.
- Falls selbst abgerechnet wird: eine Lösung, die XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt.
Für den letzten Punkt reicht in vielen Vereinen ein kostenloser Tarif:
- Accountable — Tarif «Rechnungen Free» — Unbegrenzte XRechnung und ZUGFeRD für 0 €. Aktuell das stärkste Gratis-Angebot zum Erstellen.
- sevdesk — kostenloser Tarif — 3 E-Rechnungen pro Monat. Reicht für sehr kleine Volumina; der Empfang eingehender E-Rechnungen ist nicht enthalten.
- easybill — Tarif «Free» — 50 Angebote, Aufträge und Rechnungen pro Monat, E-Rechnung eingeschlossen. Das großzügigste Kontingent unter den Gratis-Tarifen und interessant für Händler auf Marktplätzen.
Ein Anbieter mit eigenem Vereinstarif: BuchhaltungsButler führt neben den allgemeinen Paketen ein Angebot speziell für Vereine. Der Preis dieses Tarifs ließ sich am Prüfdatum nicht eindeutig von der Preisseite ablesen und wird hier deshalb nicht genannt — Angaben beim Anbieter.
Häufige Fragen
Gilt die E-Rechnungspflicht für Vereine?
Die Regelung knüpft nicht an die Rechtsform an, sondern an die Unternehmereigenschaft. Soweit ein Verein umsatzsteuerlich unternehmerisch tätig ist, gelten für diesen Bereich dieselben Regeln wie für andere Unternehmen. Ob und in welchem Umfang das zutrifft, klärt die Steuerberatung des Vereins.
Muss ein Verein E-Rechnungen empfangen können?
Soweit der Verein unternehmerisch tätig ist, ja — seit dem 1. Januar 2025 und ohne Übergangsfrist. Da die technische Hürde niedrig ist (ein E-Mail-Postfach genügt), ist der Empfang in der Praxis auch für kleine Vereine ohne Aufwand herstellbar.
Muss ein Verein E-Rechnungen ausstellen?
Nur für Leistungen im unternehmerischen Bereich an andere inländische Unternehmer, und dann gestaffelt ab 2027 beziehungsweise 2028. Wendet der Verein die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG an, entfällt die Ausstellungspflicht dauerhaft (§ 34a UStDV).
Sind Mitgliedsbeiträge betroffen?
Über echte Mitgliedsbeiträge wird in der Regel keine Rechnung an einen anderen Unternehmer gestellt, sodass die Pflicht zur E-Rechnung dort nicht greift. Für die umsatzsteuerliche Einordnung von Beiträgen im Einzelfall ist die Steuerberatung zuständig.
Was ist mit Rechnungen an die Gemeinde oder an Behörden?
Rechnungen an die öffentliche Verwaltung folgen eigenen Vorgaben (E-Rechnungsverordnung, Portale ZRE und OZG-RE). Diese Anforderungen bestehen unabhängig von der hier beschriebenen B2B-Regelung und sind teils schon länger in Kraft.
Welche Software passt für einen kleinen Verein?
Für den reinen Empfang genügen ein E-Mail-Postfach und ein kostenloser Viewer. Wer zusätzlich Rechnungen schreibt, kommt häufig mit einem kostenlosen Tarif aus. BuchhaltungsButler führt zudem einen eigenen Tarif für Vereine; dessen Preis war zum Prüfdatum nicht eindeutig belegbar.